Politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité (« Politique de confidentialité ») s'applique à toutes les activités de traitement d'Alice en tant que responsable du traitement des données. Veuillez lire cette Politique de confidentialité ainsi que notre Politique en matière de cookies. Il s'agit de notre première et unique Politique de confidentialité. Alice peut mettre à jour cette politique de confidentialité à l'avenir ; la dernière version est toujours disponible sur notre site Web.

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1. À propos de cette politique de confidentialité

En raison, par exemple, de votre relation commerciale ou d'un contact récent avec Alice ou en raison d'une visite ou d'une action sur notre »Site Web» (https://​www​.alice.law (y compris les sous-domaines connexes), nous pouvons collecter, stocker et traiter de toute autre manière des données personnelles vous concernant ou, si vous êtes une entreprise, vos employés/représentants (»vos données personnelles»).

La présente Politique de confidentialité décrit (i) la manière dont nous collectons, traitons et stockons vos données personnelles ; (ii) les droits que vous pouvez exercer concernant vos données personnelles ; et (iii) les mesures que nous prenons pour les protéger et sécuriser vos données personnelles.

Alice respecte votre vie privée et nous nous efforçons toujours d'agir conformément à la législation applicable en matière de confidentialité, telle que (non exhaustive) : (i) le Règlement général sur la protection des données 2016⁄679 du 27 avril 2016 (»GDPR») et (ii) la Loi belge sur la protection de la vie privée du 30 juillet 2018 ; (ensemble : »Législation sur la protection des données»).

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2. Alice est le responsable du traitement

Nous sommes Alice BV, une société à responsabilité limitée dont le siège social est situé à 8200 Bruges (Belgique), Diksmuidse Heerweg 126, enregistrée dans la base de données Carrefour des entreprises sous le numéro 1019.819.101 (»Alice» ou »nous/nous»). Alice est le développeur et le fournisseur de la solution telle que décrite et représentée sur le site Web (le »Solution»), le service correspondant d'Alice (»Service») et est propriétaire du site Web. À la lumière de la législation sur la protection des données, Alice agira en tant que responsable du traitement de vos données personnelles aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité.

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3. Les activités de traitement d'Alice

Les données personnelles que nous collectons, stockons et traitons et la finalité pour laquelle nous traitons ces données peuvent varier en fonction de votre relation avec Alice. En particulier, nous identifions cinq scénarios différents : (i) Vous naviguez sur notre Site Web ; (ii) Vous (souhaitez) recevoir du marketing direct (tel que des mises à jour et des newsletters) concernant les services et produits d'Alice (y compris la Solution) ; (iii) Vous êtes un prospect et/ou recherchez une relation commerciale avec Alice ; (iv) Votre entreprise est un client actif d'Alice et/ou cherche une relation commerciale avec Alice ; ou (v) Vous êtes | votre entreprise est partenaire ou un fournisseur d'Alice.

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3.1 Vous naviguez sur notre site Web

Contacter Alice via le formulaire de contact/bot sur le site Web.

Objectif : répondre à toutes vos questions et/ou engager une conversation.

Données personnelles : prénom, informations fournies volontairement, nom de famille, adresse e-mail (professionnelle), nature de la demande

Base légale : Consentement.

Durée de conservation : jusqu'à un (1) an après votre dernier contact avec Alice.

Cookies : lorsque vous naviguez sur notre site Web, nous pouvons également collecter vos données personnelles par le biais de cookies stockés sur votre ou vos appareils afin d'optimiser le fonctionnement du site Web. Veuillez consulter notre Politique en matière de cookies pour plus d'informations.

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3.2 Vous (souhaitez) recevoir du marketing direct (tel que des mises à jour et des newsletters) concernant les services et produits Alice

Marketing direct

Objectif : fournir plus d'informations sur (les nouvelles fonctionnalités de) la Solution, notre Service ou les produits/services associés.

Données personnelles : prénom, adresse e-mail (professionnelle), nom de famille.

Base légale : consentement.

Période de conservation : Jusqu'à ce que vous vous opposiez au traitement de vos données personnelles à cette fin (cf. Section 8- « Droit d'opposition »). Vous serez automatiquement désabonné si nous ne vous avons pas contacté pendant plus d'un an.

3.3 Vous êtes un prospect et/ou recherchez une relation commerciale avec Alice

Demander une démonstration personnelle
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Objectif : pour planifier votre démonstration personnelle de la solution Alice.

Données personnelles : prénom, adresse e-mail (professionnelle), nom de famille.

Base légale : consentement.

Période de conservation : Jusqu'à ce que vous ayez demandé à ne plus être contacté par Alice ou jusqu'à un (1) an après votre dernier contact avec Alice, selon la première éventualité.

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Communication générale avec Alice et prospection par Alice

Objectif : pour avoir des conversations de qualité (par courrier, téléphone ou réseaux sociaux professionnels) au cours desquelles Alice fournit plus d'informations sur son Service et la Plateforme Alice.

Données personnelles : prénom, adresse e-mail (professionnelle), nom de famille, numéro de téléphone, nom de l'entreprise, pays, type de secteur d'activité, langue préférée, réseau social/canal commercial, informations fournies volontairement.

Base légale : intérêt légitime à assurer la promotion des activités d'Alice.

Période de conservation : Jusqu'à ce que vous ayez demandé à ne plus être contacté par Alice ou jusqu'à un (1) an après votre dernier contact avec Alice, selon la première éventualité.

S'inscrire | participer à un événement Alice (réseau)

Objectif : pour avoir un aperçu des participants à l'événement (par exemple, après le travail, webinaire, séminaire, concours) ainsi que pour avoir une communication de suivi après l'événement.

Données personnelles : prénom, adresse e-mail (professionnelle), nom de famille, entreprise.

Base légale : Consentement.

Période de conservation : Jusqu'à ce que vous ayez demandé à ne plus être contacté par Alice ou jusqu'à un (1) an après votre dernier contact avec Alice, selon la première éventualité.

3.4 Votre entreprise est une cliente active d'Alice

Si vous lisez cette Politique en tant qu'employé d'une entreprise (»Utilisateur final») en vous appuyant sur Alice, veuillez noter que votre employeur (»Client») doit être considéré comme votre responsable du traitement des données (car votre employeur a décidé de s'appuyer sur la Solution, a choisi si vous souhaitez créer un compte, etc.). Pour configurer la Solution, votre employeur peut nous avoir fourni certaines de vos informations personnelles (par exemple, votre nom, votre adresse e-mail, etc.). Dans ce contexte, Alice a adopté une politique de traitement des données. Pour plus d'informations concernant la Solution, vous pouvez toujours contacter directement votre employeur. Néanmoins, dans certains cas exceptionnels, Alice agira en tant que responsable du traitement de vos données. Plus précisément, Alice agira en tant que responsable du traitement de vos données aux fins suivantes :

Communication générale et support (technique)

Objectif : pour permettre la communication avec les clients et leur fournir une assistance.

Données personnelles : prénom, adresse e-mail (professionnelle), nom de famille, langue préférée, fonction professionnelle, informations fournies volontairement, numéro de téléphone.

Base légale : En relation avec le client : nécessaire à l'exécution du contrat. En relation avec les utilisateurs finaux : intérêt légitime à résoudre les problèmes (techniques) le plus rapidement possible et à communiquer avec les personnes désignées par le client.

Période de conservation : Jusqu'à un (1) an après la fin de la relation commerciale entre votre entreprise et Alice.

Facturation

Objectif : pour préparer les factures pour le Service | utilisation de la Plateforme Alice.

Données personnelles : Prénom, société, nom de famille, adresse e-mail (professionnelle), adresse, numéro de TVA, fonction professionnelle.

Base légale : Nécessaire à l'exécution du contrat.

Période de conservation : Jusqu'à un (1) jour après la fin de la relation commerciale entre votre entreprise et Alice.

Citations | propositions

Objectif : pour établir des devis (supplémentaires) | des propositions

Données personnelles : Prénom, société, nom de famille, adresse e-mail (professionnelle), adresse, numéro de TVA, fonction professionnelle.

Base légale : Intérêt légitime à envoyer les informations nécessaires avant de conclure un accord.

Période de conservation : Jusqu'à un (1) an après la fin de la relation commerciale entre votre entreprise et Alice.

3.5 Vous êtes | votre entreprise est partenaire ou fournisseur d'Alice

Communication générale et fourniture de services

Objectif : pour communiquer avec vous dans le cadre de notre relation commerciale.

Données personnelles : Prénom, adresse e-mail, nom de famille, numéro de téléphone, entreprise, langue préférée, fonction professionnelle, informations fournies volontairement.

Base légale : En relation avec le client : nécessaire à l'exécution du contrat. En relation avec les utilisateurs finaux : intérêt légitime à communiquer avec les personnes désignées par le client.

Période de conservation : pendant la durée de votre relation commerciale avec Alice et, en tout état de cause, conformément à tout contrat (de traitement des données) conclu avec Alice.

Facturation

Objectif : pour payer vos factures pour les services fournis (y compris la communication correspondante).

Données personnelles : Prénom, société, nom de famille, adresse e-mail (professionnelle), adresse, données financières (par exemple, numéro de compte bancaire), intitulé du poste, numéro de TVA.

Base légale : nécessaires à l'exécution du contrat.

Période de conservation : pendant la durée de votre relation commerciale avec Alice et, en tout état de cause, conformément à tout contrat (de traitement des données) conclu avec Alice.

4. Motifs juridiques

Vous trouverez de plus amples informations sur le motif applicable à chacune des activités de traitement identifiées dans la section 3 ci-dessus. Dans le cas où la base légale du traitement s'avère être un intérêt légitime, Alice doit toujours (i) évaluer si cela est proportionné à l'objectif pour lequel vos données personnelles ont été collectées et utilisées ; et (ii) tenir compte de vos attentes raisonnables et garantir un équilibre avec vos droits et libertés fondamentaux.

5. Période de conservation

À moins qu'une durée de conservation plus longue ne soit requise ou justifiée (i) par la loi ou (ii) par le respect d'une autre obligation légale, Alice ne conservera vos données personnelles que pendant la période nécessaire pour atteindre et réaliser l'objectif en question.

6. Divulgation de données personnelles à des tiers

Alice ne divulguera pas vos données personnelles à d'autres tiers, sauf si cela est nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans la présente Politique de confidentialité. À cet égard, (certaines de) vos données personnelles peuvent être divulguées à :

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• Les sous-traitants agissant en notre nom (c'est-à-dire les partenaires, les fournisseurs, les sous-traitants, les prestataires de services externes engagés par Alice,...), tels que les fournisseurs de logiciels et de cloud, les agences de marketing, les indépendants, les sociétés d'hébergement Web, les fournisseurs d'outils d'analyse, les agences de traduction, etc. Alice conclut un accord de traitement avec les parties qui ont accès aux données personnelles pour l'exécution de leurs services ;
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• Consultants en marketing et en communication ;
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• les fournisseurs de services informatiques fournissant un support technique ;
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• Avocats et conseillers externes : dans certains cas, nous pouvons divulguer vos données personnelles (y compris votre correspondance par e-mail) à des avocats et à des conseillers externes lorsque cela est nécessaire pour nous fournir des conseils ou pour faire valoir nos droits ou les vôtres ;
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• Les comptables, les courtiers d'assurance et les assureurs d'Alice ;
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• Autorités de surveillance et autres autorités : dans certains cas, nous pouvons divulguer vos données personnelles aux autorités de contrôle, à la police, aux autorités judiciaires ou autres si nous pensons que nous y sommes obligés en vertu des lois ou réglementations applicables ou sur la base d'une autre demande ou ordonnance légale ;
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• À l'acheteur (ou acheteur potentiel) de toute entreprise ou de tout actif que nous vendons (ou envisageons de vendre).

7. Traitement transfrontalier des données personnelles

Si l'un des tiers ou autres destinataires susmentionnés est situé dans un pays en dehors de l'Espace économique européen, Alice veillera à ce qu'une ou plusieurs des garanties approuvées par l'UE soient en place : (i) décision d'adéquation de la Commission européenne ; (ii) Accord de transfert de données (cf. les clauses contractuelles types telles que prévues dans la Décision d'exécution (UE) 2021/914 de la Commission européenne du 4 juin 2021, y compris la réalisation d'une analyse d'impact du transfert) ; (iii) Contraignant règles d'entreprise ; ou mécanismes de certification.

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8. Vos droits en matière de protection des données

La législation sur la protection des données (par exemple le RGPD) vous confère certains droits sur vos données personnelles vis-à-vis d'Alice. Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant, comme indiqué dans la section 11, et en utilisant le formulaire des droits de la personne concernée.

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• Accès : vous pouvez demander la confirmation que des données personnelles vous concernant sont traitées ou non. Si tel est le cas, vous pouvez nous demander de vous fournir des copies de vos données personnelles. Nous pouvons vous facturer une somme modique pour ce service :
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• Rectification : vous pouvez nous demander de corriger | compléter toute information que vous jugez inexacte | incomplète ;
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• Effacement : vous pouvez nous demander d'effacer vos données personnelles, sous certaines conditions. Sachez que dans ce contexte, certains services ne seront plus accessibles et/ou ne pourront plus être fournis.
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• Objection : Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données personnelles sans justification dans le cas de marketing direct, ou avec justification dans d'autres cas.
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• Restriction du traitement : vous pouvez nous demander de restreindre le traitement de vos données personnelles, à moins que nous n'ayons des intérêts légitimes pour le traitement de vos données personnelles qui prévalent sur vos intérêts.
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• Portabilité des données : vous pouvez nous demander de transférer vos données personnelles à une autre organisation ou directement à vous dans un format structuré couramment utilisé lisible par un appareil automatique.

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Vous avez le droit de demander à ne pas faire l'objet d'un profilage et vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles, sans donner de raisons dans le cas du marketing direct, ou pour des raisons liées à votre situation particulière dans d'autres cas.

Si le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Le retrait de votre consentement n'affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement avant votre retrait. Veuillez noter que dans de tels cas, il ne sera plus possible de vous fournir nos services.

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Vous pouvez envoyer votre demande datée et signée sur la base des droits ci-dessus à hello@alice.law. Alice ne peut pas traiter votre demande sans preuve de votre identité. Veuillez noter que la législation applicable peut inclure des exceptions et imposer des conditions à l'exercice des droits ci-dessus.

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Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance autorisée (c'est-à-dire le Autorité belge de protection des données ou l'autorité de protection des données de (i) votre domicile ou (ii) votre lieu de travail) si vous considérez que le traitement de vos données personnelles enfreint la législation sur la confidentialité. Vous pouvez envoyer un e-mail à l'Autorité belge de protection des données à l'adresse contact@apd-gba.be ou toute autre adresse e-mail fournie par l'Autorité belge de protection des données (https://​www​.dataprotectionauthority​.be/​c​i​t​i​z​e​n​/​a​c​t​i​o​n​s​/​c​o​ntact).

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9. Sécurité

Alice s'engage à prendre des précautions physiques, technologiques et organisationnelles raisonnables afin d'éviter (i) l'accès non autorisé à vos informations personnelles, et (ii) la perte, l'abus ou la modification de vos données personnelles.

10. MISES À JOUR

Nous sommes en droit de mettre à jour cette politique de confidentialité en publiant une nouvelle version sur le site Web dans laquelle nous indiquerons la date de révision en haut de cette politique de confidentialité. À ce titre, il est vivement recommandé de consulter régulièrement le site Web et la page affichant la Politique de confidentialité, afin de vous assurer que vous êtes au courant de toute modification.

11. Notifications et questions

Les notifications au titre de la présente Politique de confidentialité (telles que l'exercice de vos droits en tant que personne concernée) et/ou toute question ou préoccupation concernant les dispositions de cette Politique de confidentialité doivent être adressées à hello@alice.law.